Die Aussicht von der Terrasse meines Fitnessclubs an zentraler Lage in
Zürich offenbart Einblick in ein neu umgebautes Bürogebäude. Kaum
eingezogen, stapeln sich beim neuen Mieter auf praktisch allen
Fensterablagen Aktenstapel. Was das wohl für eine Firma ist?
Papierunterlagen sind aus unserem Alltag nicht wegzudenken. Die Realität steht im Widerspruch zur Vision des
papierlosen Büros: In den letzten 20 Jahren 1990 hat sich der Papier
Pro-Kopf-Verbrauch weltweit fast verdoppelt! Die Auswirkungen auf
unseren Arbeitstischen ist logisch: Mehr Papier bedeutet mehr Papier-Organisation und weniger Fokus. Jedes Dokument inIhrem Blickfeld lenkt Sie potentiell ab.
Werden Sie selber von Aktenbergen umzingelt, empfehle ich diese Methode: Alle Unterlagen auf dem Tisch legen Sie in eine Bananenschachtel. Wenn Sie mehrere brauchen war es ohnehin höchste Zeit für diese Aktion! Die Box(en) beschriften Sie mit "Ende Woche ausmisten". Das tun sie dann auch ganz konzentriert und dauert pro Box nur 15 Minuten, wenn Sie im "Scan-Modus" sind. Schauen Sie also nicht den Inhalt im Detail an. Beurteilen Sie innert Sekunden, ob und wann Sie das noch benötigen. Brauchen Sie vor dem Ausmist-Termin Ende Woche ein Dokument aus der Box, finden Sie das in der Regel rasch. Ein Arbeitspapier zum Thema mit mehr Detail-Tipps finden Sie in unserer Checklisten-Sammlung.
Bleibt die Box bis zum Ausmisten unberührt, verstauen Sie sie im Archiv und wechseln den Zettel auf "Ende Quartal ausmisten". Gleich verfahren Sie mit allen anderen Papierstapeln. Danach geniessen Sie erst mal die Aussicht!
Welche Erfahrungen machen Sie mit Papierstapeln? Wie schaffen Sie sie aus dem Blickfeld?